سیستم مدیریت اسناد (DMS)

در خصوص بایگانی مدارک وضعیت شرکت یا سازمان شما چگونه است؟

• امنیت اطلاعات
• سهولت دسترسی به اطلاعات
• سرعت دسترسی به اطلاعات
• حفظ کیفیت اسناد
• تعداد نیروی انسانی برای نگهداری اسناد
• فضای نگهداری اسناد

نرم افزار مدیریت اسناد می تواند ویژگی های زیر را در سازمان شما به وجود آورد:

• ساختار نظام نگهداری اسناد در هر شرکت یا سازمانی شکل استاندارد خود را پیدا می کند.
• با تعیین حدود دسترسی مکانیزه پرسنل به بخش های مختلف سیستم می توانید امنیت اطلاعات را کنترل نمائید.
• برای دسترسی به اطلاعات نیازی به مراجعه مستقیم به اصل اسناد نداشته و به سهولت از طریق شبکه ارتباط کامپیوتری به اسناد دسترسی خواهید داشت.
• با استفاده از این سیستم زمان دسترسی به اطلاعات به شدت کاهش می یابد.
• امکان از بین رفتن اسناد در یک محیط کنترل شده به صفر می رسد. (استفاده از تکنولوژی های Raid و پشتیبانگیری امن اطلاعات)
• شبکه های کامپیوتری، نیاز به پرسنل در این بخش را به شدت کاهش خواهد داد.
• به دلیل عدم نیاز مراجعه به اصل اسناد، نگهداری اسناد می تواند در یک فضای فشرده و امن صورت گرفته و صرفه جویی قابل ملاحظه ای در استفاده از فضاهای مفید صورت بگیرد.
• مشاهده تصویر اسناد مورد نیاز در مونیتور رایانه باعث صرفه جویی فوق العاده در مصرف کاغذ و گرفتن کپی اسناد ایجاد می نماید.
• با فراهم کردن بستر مناسب شبکه و با هزینه ای کم دسترسی به بایگانی شرکت یا سازمان از هر نقطه ای از جهان میسر خواهد شد. که این در بحث پزشکی از راه دور (telemedicine) می تواند کمک شایانی به پزشکان عزیز کشور کند که نمونه کار اولیه ما نیز به سفارش همین قشر محترم صورت پذیرفته است.
• امکان اشتراک گذاری اطلاعات بین شرکت ها و سازمان ها برقرار خواهد شد که در مبحث پزشکی از راه دور می تواند امکان اشتراک اطلاعات میان پزشکان، آزمایشگاه ها و مراکز رادیوگرافی و عکسبرداری را به سهولت برقرار نماید.

امروزه سازمانها ، شرکتها و مراکز اطلاعاتی با هدف دستیابی به امنیت نگهداری اسناد، صرفه جویی در حجم و فضای مورد نیاز بایگانی اسناد، کاهش نیاز به پرسنل با مسئولیت نگهداری اسناد، سهولت در مراجعات به پرونده های بایگانی اسناد و مکاتبات، صرفه جویی در زمان دسترسی به بایگانی سنوات گذشته و پیشگیری از فرسودگی اسناد به دلیل مراجعه و استفاده مکرر نسبت به گذشته نیاز بیشتری به استفاده از سیستم های مکانیزه در مراکز بایگانی و چرخه مکاتباتی سازمان خود دارند. در واقع رشد روز افزون حجم و اهمیت اطلاعات در کلیه این سازمانها و شرکتها با وجود استفاده از پرسنل متعدد در بخشهای مرتبط ، اغلب باعث مفقود شدن اسناد و مدارک و عدم امکان طبقه‌بندی مطلوب بوده و مضافاً اغلب آنها علیرغم تمهیدات فوق، قابلیت دسترسی سریع به اطلاعات موجود خود را در زمان مناسب ندارند. مشکل اصلی آنها نیز به سبب تنوع سلیقه ها و برداشت های مختلف انسانی در نظم و ترتیب دادن و همچنین دسته بندی و بایگانی و انجام عملیات روی این نوع اسناد می باشد. نرم افزار مدیریت اسناد شرکت پیشگامان مدیریت سامان ، سیستم توانمندی جهت انجام امور اداری و انجام مکاتبات بین سازمانی می‌باشد ، به گونه‌ای که بایگانی انواع اسناد و تمامی ثبت نامه‌های ارسالی و دریافتی و حتی پست الکترونیکی سازمان و گزارشات توسط این سیستم انجام می گیرد.

 این سیستم توسط ما و مطابق با آخرین تکنولوژی های روز شرکت مایکروسافت تهیه و برنامه نویسی شده و در یکی از مراکز پزشکی شهر اراک در حال تست و تکمیل است و بزودی این سیستم در بخش فروشگاه سایت ارائه خواهد شد.

نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک DMS

• همچنین شما می توانید جهت مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر با شماره تلفن ۰۹۱۸۶۲۹۱۰۰۶ (سحابی) تماس حاصل فرمائید.
• شما در بخش زیر با “فرستادن دیدگاه” نیز می توانید نسبت به دریافت پاسخ سوالات خود اقدام فرمائید.